Konzeptentwicklung

Die Umstrukturierung von Gemeindebüros zu regionalen Gemeindebüros oder die Einführung neuer Positionen wie die einer Assistenz oder Geschäftsführung in Kirchengemeinden bringt viele Veränderungen mit sich, von denen alle in der Gemeinde Aktiven betroffen sind und die darum auch von allen Beteiligten gewollt sein müssen. Geplante Verände- rungen aber bringen auch Verunsicherungen und Widerstände mit sich. Um erfolgreich zu sein, muss der Gewinn einer neuen Arbeitsweise die Befürchtungen oder Nachteile übertreffen.

Um diese Veränderungsprozesse sinnvoll und erfolgreich zu gestalten, stehen verschiedene Möglichkeiten der Beratung und der Begleitung von der ersten Idee bis zur Begleitung der Umsetzung zur Verfügung. Das zuständige Kirchenamt sollte frühzeitig in die Überlegungen einbezogen werden.

Für die fachliche Begleitung in der Phase der Konzeptentwicklung und -umsetzung steht der Fachbereich Pfarramtsse- kretär*innen im Haus kirchlicher Dienste (HkD) zur Verfügung, für die Beschreibung der neuen Funktionen Assistenz oder Geschäftsführung unterstützen Sie im Landeskirchenamt das Referat 15 „Kirchliche Verwaltung“ sowie bei Fragen zu den Arbeitsplatzbeschreibungen und den daraus resultierenden Stellenbewertungen das Referat 72 „Arbeits- und Tarifrecht“.

Willkommensprozess

Die Entwicklung und Implementierung neuer Arbeitsstrukturen setzt auch einen Willensbildungsprozess voraus. Bisher eingeübte Routinen, Rollen und Funktionen und auch die Dynamik in einem Mitarbeitendenteam verändern sich. Neben den Fragen, die im Rahmen der Antragstellung im inhaltlichen Konzept zu beantworten sind, sollten die Betroffenen im Zuge der Konzeptentwicklung neben der Klärung räumlicher Fragen und Fragen zur Ausstattung der Arbeitsplätze auch die nachstehend aufgeführten Fragen gemeinsam beantworten:

1. Wollen wir überhaupt eine Veränderung?
2. Wer übernimmt zukünftig welche Aufgaben?
3. Wie ist die Vertretung geregelt?
4. Wer führt die Dienstaufsicht (KV-Vorsitzender, Pfarrer*in, ...) über welches Personal?
5. Wer ist wem gegenüber weisungsbefugt?
6. Wie wird der Eigenanteil im Förderzeitraum und danach finanziert?

Aus diesen Fragen ergeben sich in der Konzeptentwicklung weitere Fragestellungen, die zu bearbeiten sind. Für diese Phase empfehlen wir, die Unterstützung der Gemeindeberatung/Organisationsentwicklung im Haus kirchlicher Dienste in Anspruch zu nehmen, die einen solchen Prozess moderieren kann. Bei fachlichen Themen wird sie dann die notwen- digen fachlichen Ansprechpartner*innen hinzuziehen. Gegebenenfalls stellen sich auch noch weitere Fragen, die die Kirchengemeinden im Ganzen betreffen:

1. Wie ist unsere sonstige bisherige Zusammenarbeit davon betroffen? Z.B. a Müssen bisher im Alltag voneinander getrennt arbeitende Pfarrämter im regionalen Gemeindebüro zusammenarbeiten? b Wie finden es die Mitarbeitenden und die KVs, dass in der regionalen Struktur von Büro splötzlich für alle sichtbar wird, was bisher wo und wie gelaufen ist. (Sich gegenseitig in die Karten schauen.)
2. Sollen die Veränderungen der Büros in einem der drei Modelle die Folge oder der Anfang von weiteren (regionalen) Entwicklungen sein?
3. Wie ist künftig die „Machtverteilung“ unter den Pfarrämtern, den Mitarbeitenden, in der Dienstbesprechung?
4. Was ändert sich für wen, wenn neu Verbindlichkeiten und Angleichungen in Arbeitsprozessen erforderlich und implementiert werden?
5. Wollen wir das wirklich?

Eine weitere differenzierte Darstellung der zu klärenden Themen und Handlungsfelder ist in Anlage 1 dargestellt.